С 01 сентября 2023 года сотрудники компаний обязаны использовать сертификат ЭП физлица и машиночитаемую доверенность (МЧД) при работе с документацией в электронном виде.
Действующими сертификатами ЭП юридического лица можно будет подписывать документы до 01 сентября 2024 года.
Если вы хотите продлить действующие сертификаты ЭП для своих сотрудников, инструкции, как это сделать есть у нас на сайте:
→ Инструкция для тех, кто использует в работе УЦ Sign.me
→ Инструкция для тех, кто использует в работе УЦ IT Monitoring
Подписи доверенных лиц на токенах действуют до истечения срока действия токена. В случае если срок действия токена подходит к концу, рекомендуем обратиться в удостоверяющий центр для его перевыпуска до 01 сентября 2023 года.
Если перевыпустить сертификат ЭП нет возможности, то вам необходимо подготовить МЧД для работы с 01 сентября 2023 года.
Как это сделать?
Выпуском МЧД на сотрудников занимается директор компании или передоверяет свои полномочия своему представителю.
Действующими сертификатами ЭП юридического лица можно будет подписывать документы до 01 сентября 2024 года.
Если вы хотите продлить действующие сертификаты ЭП для своих сотрудников, инструкции, как это сделать есть у нас на сайте:
→ Инструкция для тех, кто использует в работе УЦ Sign.me
→ Инструкция для тех, кто использует в работе УЦ IT Monitoring
Подписи доверенных лиц на токенах действуют до истечения срока действия токена. В случае если срок действия токена подходит к концу, рекомендуем обратиться в удостоверяющий центр для его перевыпуска до 01 сентября 2023 года.
Если перевыпустить сертификат ЭП нет возможности, то вам необходимо подготовить МЧД для работы с 01 сентября 2023 года.
Как это сделать?
Выпуском МЧД на сотрудников занимается директор компании или передоверяет свои полномочия своему представителю.
Передоверие — это процесс, который дает возможность директору компании делегировать выпуск доверенностей любому другому сотруднику. Он может сам контролировать процесс работы с электронными доверенностями и оформлять МЧД на других работников.
Пошаговая инструкция
Шаг 1. Определяем схему работы с доверенностями: какой формат работы вы будете использовать. Их всего три:
- Все доверенности проходят через директора и он лично подписывает МЧД на каждого сотрудника.
- Директор передоверяет свои полномочия своему представителю. В такой ситуации представитель действует от лица компании по доверенности, и на ее основании оформляет МЧД на других сотрудников.
- Возможность передоверия передается работникам по цепочке, к примеру, чтобы каждое ответственное лицо могло выпускать МЧД для своего отдела. Такой вариант подходит крупным компаниям с большим количеством работников.
Важный нюанс: нотариус должен заверить все доверенности кроме тех, которые выдает директор компании. Это значит, что если при передоверии МЧД будут выдавать другие работники, то их потребуется нотариально заверить.
Шаг 2. Готовим документы
Для выпуска нотариально заверенной МЧД доверитель должен обратиться к нотариусу со следующими документами:
— паспорт;
— паспортные данные уполномоченного лица;
— актуальная выписка из ЕГРЮЛ, свидетельствующая о правоспособности юрлица;
— корневая доверенность (выдается генеральным директором);
— перечень полномочий, которыми требуется наделить уполномоченное лицо. К примеру, замдиректора, уже получивший корневую доверенность, готовит сведения о полномочиях, которые он передоверит ответственному сотруднику.
Шаг 3. Выпускаем нотариально заверенную МЧД
- Доверитель предоставляет пакет документов для оформления доверенности.
- Нотариус проверяет информацию о корневой доверенности, данные физлица и юрлица, а затем создает МЧД на специальном планшете и указывает в нем сведения о будущей доверенности: информацию о доверителе и доверенном лице, срок действия, полномочия, возможности передоверия.
- Доверитель стилусом наносит собственноручную подпись на экране планшета. Это изображение и является простой ЭП, которую сохраняют для подтверждения факта обращения.
- Нотариус фиксирует сведения и придает доверенности юридическую силу, подписывая ее своей УКЭП.
Чтобы проверить действительность такой МЧД-доверенности, проверяется квалифицированная ЭП нотариуса, а не доверителя, поскольку электронная подпись заявителя в МЧД с передоверием не используется.
Шаг 4. Выгрузка доверенности для работы
Когда МЧД создана и подписана, нотариус выгружает ее в распределенный реестр ФНС и в личный кабинет заявителя на портале нотариата.
Оттуда ее можно выгрузить и применять для работы с электронной документацией.
На данный момент для заверения МЧД действуют такие же правила, как и для бумажной доверенности: требуется присутствие доверителя и пакет документов, указанный выше.